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  Jeder Unternehmer, der Leistungen an ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person erbringt, ist grundsätzlich zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung mit einem Empfänger abrechnet. Die Rechnung muss dem Leistungsempfänger zugehen. Über deren richtige Form und Inhalt machen sich viele Selbstständige zu Beginn ihrer Tätigkeit wenig Gedanken.
Es gibt Grundregeln, die man beim Erstellen einer Rechnung unbedingt beachten und einhalten muss. Dabei muss unterschieden werden, ob die Rechnung an einen Privatkunden oder an einen Geschäftskunden geht.
Handelt es sich um Transaktionen zwischen Geschäftsleuten, ist zu unterscheiden, ob Aussteller und/oder Empfänger umsatzsteuerpflichtig sind. Ist keiner von beiden umsatzsteuerpflichtig, dann genügt bereits die Angabe von
- Name und Anschrift der Beteiligten,
- Datum der Lieferung oder Leistung,
- Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung sowie des Rechnungsbetrags,
- Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen regelt das Umsatzsteuergesetz § 14 die Ausstellung von Rechnungen. Aus umsatzsteuerlichen Gründen kann man die Rechnungen folgendermaßen unterteilen:
Rechnungen mit einem Bruttorechnungsbetrag von mehr als 150 EUR oder
Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttorechnungsbetrag bis zu 150 EUR
Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 2 folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Achtung: Um einen Missbrauch mit der persönlichen Steuernummer auszuschließen, ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (= Ust-IDNr.) auf der Rechnung ratsam. Diese kann man formlos beim Bundesamt für Finanzen beantragen.
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
Diese Grundsätze gelten auch für Barverkaufsrechnungen und Quittungen, wenn der Betrag brutto 150,00 € übersteigt.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 EUR muss die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden, sondern es genügt die Angabe des Bruttorechnungsbetrags zusammen mit dem entsprechenden Steuersatz.
Das Finanzamt achtet bei Betriebsprüfungen verstärkt darauf, ob alle Rechnungen formell in Ordnung sind.
Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Eingangsrechnungen immer genau auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft und gegebenenfalls reklamiert werden und erst dann beglichen.
Wenn auch nur eine Angabe fehlt, erkennt die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht an, denn für den Vorsteuerabzug ist erforderlich, dass die in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG erforderlichen Angaben in der Rechnung enthalten sind.
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